Laskujen lähetys

Laskut välitetään asiakkaille Maventan laskutuspalvelun kautta. Lasku välittyy asiakkaille e-laskuna, verkkolaskuna, sähköpostina tai paperisena kirjeenä. Kaikki laskut ja laskujen liitteet näkyvät asiakkaille myös NexGolfissa heidän kirjautuessa sisään omilla tunnuksillaan. Laskut välittyvät asiakkaalle aina sähköisintä reittiä pitkin.

E-lasku 
Asiakas voi tilata laskut omaan verkkopankkiinsa.

Verkkolasku 
Lasku voidaan toimittaa yrityksille verkkolaskuna.

Sähköposti 
Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus uudesta laskusta. Ilmoituksen liitteenä on lasku PDF-muodossa sekä mahdolliset muut laskutustapahtumaan liitetyt liitteet. Sähköposti lähetetään asiakkaan Laskutussähköpostiosoite-kenttään määritettyyn osoitteeseen.

Paperinen lasku 
Lasku sekä mahdolliset liitteet lähetetään asiakkaan osoitteeseen tai laskutusosoitteeseen paperisena. Lasku voi välittyä myös asiakkaan OmaPostiin ja asetuksista riippuen ei lainkaan paperisena.

Huomioi! 

E-laskulla liitteet eivät välttämättä näy laskun yhteydessä. Pankkitoimijasta riippuen e-laskulta pääsee Maventan palveluun, jossa näkyy laskun kuva ja liitteet.  

Verkkolaskun yhteydessä liitteet näkyvät, mikäli vastaanottajana on muu operaattori kuin pankkiverkko. Jos operaattorina on pankkiverkko, löytyvät liitteet Maventaan vievästä linkistä.

Lasku voi näyttää e-laskulla ja verkkolaskulla erilaiselta kuin NexGolfissa. Alkuperäisen laskun ja kaikki liitteet näkee aina kirjautumalla sisään NexGolfiin omilla tunnuksilla.

E-laskun tilaus
Kuluttaja voi hakea tilattavia e-laskuja verkkopankissaan yrityksen nimen tai y-tunnuksen perusteella. Asiakkaille lähetetään myös paperisen laskun yhteydessä ohje, kuinka e-laskun voi tilata.

E-laskun tilaaminen edellyttää, että pankkiin on lähetetty SI-sanoma jonka tietojen perusteella kuluttaja voi e-laskun tilata. Mikäli teillä ei ole e-laskujen tilaaminen vielä mahdollista, ole yhteydessä NexGolfin asiakastukeen asiasta.

Verkkolasku
Yritysasiakkaat voivat tilata laskunsa verkkolaskuna. Yrityksen tietoihin tulee määrittää Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori. Nämä löytyvät Laskutustiedot-välilehdeltä. Myös yritys itse voi määrittää nämä Omat asetukset -sivulla Yrityksen tietoihin.

Jos yritys käyttää ennestään Maventan verkkolaskutusta, tarkistetaan, löytyykö yrityksen nimi ja y-tunnus yleisestä verkkolaskutuksen kannasta ja ohjataan verkkolasku näiden tietojen perusteella yritykselle.

Sähköposti
⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Lasku ja sen liitteet toimitetaan asiakkaalle sähköpostitse, kun asiakkaan tiedoissa on ilmoitettu Laskutussähköpostiosoite. Mikäli laskutussähköpostiosoitetta ei ole ilmoitettu, ohjataan lasku asiakkaalle paperisena. Lasku ja liitteet ovat sähköpostissa mukana PDF-muodossa. Lisäksi sähköpostissa esitetään laskun perustiedot.

Paperinen lasku
Lasku ohjataan asiakkaalle paperisena, mikäli laskutussähköpostiosoitetta ei ole määritetty. Laskut tulostetaan Maventan laskutuspalvelussa seuraavana yönä kun laskut ovat saapuneet Maventaan ja seuraavana arkiaamuna lähtevät postiin.

Laskut voidaan ohjata myös pakotetusti paperisena asiakkaalle. Mikäli haluatte ohittaa sähköisen laskutuksen ja ohjata laskut asiakkaille paperisena, olkaa yhteydessä NexGolfin asiakastukeen.

Paperinen lasku lähetetään pakotetusti seuraavilla asetuksilla. Nämä asetukset saa käyttöön NexGolfin asiakastuesta pyytämällä.

Seuran oletusasetukset – Maventa reitityksen valinta käytössä: Kyllä

Seuran oletusasetukset – Laskun reititys: Paperilasku

Laskuttajayhteisö – Pakotetun reitityksen valinta käytössä: Kyllä

Mikäli Laskuttajayhteisössä ei ole Pakotetun reitityksen valinta käytössä (eli asetus on ’Ei’), tarkistetaan asiakkaan Laskutussähköpostiosoite. Jos laskutussähköpostiosoite löytyy, lähetetään lasku asiakkaalle sähköpostitse.

Ohitettaessa sähköinen laskutus, voidaan asiakkaalle antaa mahdollisuus valita, vastaanottaako hän laskut paperisena. Tällöin asiakkaan asetuksissa on valittu Laskun vastaanottotavaksi Paperilasku.

Laskun lähetys Maventalle

Laskutustapahtumasta voidaan lähettää kaikki laskut kerralla Maventan käsittelyyn. Myös yksittäisen laskun, hyvityslaskun ja maksumuistutuslaskut voidaan toimittaa Maventalle.

Tarkista ennen laskujen lähetystä, että laskuja on oikea määrä ja laske, että laskutettava summa vastaa laskutettavaa määrää! Laskujen lähetystä ei voida perua.

Laskutustapahtumasta rastitaan kaikki laskut, jotka halutaan toimittaa eteenpäin. Oletuksena laskut, joiden avoinna summa on 0 euroa, eivät lähde mutta halutessaan myös nämä laskut voi viedä Maventan välitettäväksi poistamalla rastin kohdasta Älä lähetä 0 € suuruisia laskuja.

Vie Maventaan⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ -painike aktivoituu vasta, kun vähintään yksi lasku on valittu.

Laskujen lähetys Maventalle voidaan myös ajastaa. Oletuksena laskut viedään Maventaan heti, mutta halutessaan voi kalenterista valita päivämäärän sekä kellonajan, jolloin laskut lähetetään eteenpäin Maventan käsittelyyn. Jäsenen NexGolfissa laskut näkyvät heti laskun päivämäärän mukaan.

Huomioi! Laskujen avoinna saldon tarkastus (Älä lähetä 0 euron suuruisia laskuja) tehdään vain laskun lähetyksen / ajastetun lähetyksen hetkellä. Mikäli lasku maksetaan ajastuksen jälkeen, asiakas saa laskun Maventan kautta.

Kun lasku(t) lähetetään Maventaan, näkyy Maventa-sarakkeessa tieto Odottaa vientiä. Laskut viedään Maventaan kerran tunnissa. Mikäli laskujen lähetys on ajastettu, näkyy tekstin perässä ajankohta, jolloin laskut on määritetty lähteväksi. Mikäli laskun lähetys on ajastettu, voidaan laskulle tehdä muutoksia siihen saakka, kunnes laskut lähtevät eteenpäin.
Tämän jälkeen tiedoksi tulee Odottaa lähetystä ja kun Maventa on saanut käsiteltyä laskun lähetyksen, näkyy tilana Lähetetty. Mikäli laskun käsittelyssä Maventassa tapahtuu virhe, palautuu tiedoksi Virhe. Tällöin asiakkaan laskutussähköpostiosoite on todennäköisesti ollut virheellinen tai muusta syystä ko. osoitteeseen ei ole voitu toimittaa sähköpostia.

Laskujen tilat 

• Odottaa vientiä (pp.kk.vvvv tt:mm)
  Lasku on lähetetty Maventaan mutta ei ole vielä saapunut sinne. Laskun lähetys voidaan myös ajastaa lähtemään haluttuna ajankohtana joka näkyy sulkeissa. Vientiä ei voi enää perua.
• Odottaa lähetystä 
  Lasku on saapunut Maventaan ja odottaa Maventassa käsittelyä.
• Lähetetty 
  Lasku on lähetetty Maventasta eteenpäin.
• Virhe 
  Laskua ei ole voitu välittää eteenpäin ja se on palautunut virheeksi. Tarkista vastaanottajan laskutussähköpostiosoite ja korjaa virheellinen osoite. Myös vastaanottajan sähköpostipalvelin voi syystä tai toisesta hylätä viestin vastaanottamisen. Poistamalla laskutussähköpostiosoite kokonaan, lähtee lasku seuraavassa lähetyksessä paperisena. Kun osoitteet on korjattu, tulee laskut lähettää Maventaan uudestaan.
  Verkkolaskut voivat jäädä virheeseen mikäli laskun päivämäärä ja eräpäivä on liian lähellä. Eräpäivään tulee olla vähintään 7 vuorokautta, jotta verkkolasku menee läpi.
  Tarvittaessa voitte kysyä asiakastuestamme tarkemman syyn, miksi lasku on jäänyt virheeseen, mikäli edellä kerrotut tarkistukset eivät korjaa tilannetta.

Laskun voi lähettää Maventalle myös uudestaan. Tällöin ilmoitetaan, että lasku on jo lähetetty ja kysytään halutaanko lasku lähettää varmasti uudelleen.

Maksukehotusten ja hyvityslaskujen lähetys Maventalle

Maksukehotukset voidaan lähettää massana laskutustapahtuman kautta tai yksittäin avaamalla lasku ja painamalla laskulta Vie Maventaan -painiketta. Laskun viennin tila näkyy laskutustapahtumassa laskujen listauksen yhteydessä.

Hyvityslaskun voi lähettää yksittäin, kun laskulle on tehty hyvitys. Hyvityslaskun perässä on teksti Lähetä Maventaan josta lasku voidaan viedä eteenpäin. Laskun viennin tila näkyy tekstin perässä.