Laskutustapahtuma
Laskutustapahtumassa voidaan luoda massana iso joukko laskuja ja samalla laskut kootaan yhden tapahtuman alle. Näin niiden käsittely massana on helpompaa.
Luo uusi laskutustapahtuma
Uusi laskutustapahtuma luodaan Luo uusi -painikkeesta. Kun laskutustapahtuman perustiedot on määritetty, voidaan tämän jälkeen liittää laskutustapahtumaan liitteitä ja luoda laskut.
Laskutustapahtuman nimi
Laskutustapahtumalle annetaan sitä kuvaava nimi.
Laskun päivämäärä
Laskulle annetaan päivämäärä, mille päivälle lasku päivätään. Maksuluokan hinta tarkistetaan laskun päivämäärän mukaan.
Huomioi! Lasku näkyy jäsenen NexGolfissa laskun päivämäärästä alkaen.
Eräpäivä
Laskun eräpäivä, johon mennessä lasku tulee maksaa. Yleensä eräpäivä on noin kaksi viikkoa laskun päivämäärästä.
Huomioi! Eräpäivä tulee olla vähintään neljän päivän päässä lähetyksestä, jotta pankki vastaanottaa e-laskun.
Huomioi! NexGolf tarkistaa Maksut kunnossa -tiedon eräpäivän mukaan lisäten tähän viisi päivää (maksun käsittelyaika pankissa).
Laskuttajayhteisö
Tieto tulee automaattisesti sen mukaan, kenen laskuttajan kohdalta Laskutustapahtuma luotiin. Tämän perusteella laskulle tulee laskuttajan tiedot kuten osoite ja tilinumerot. Tietoja voi tarvittaessa muokata Seuran tiedot / Yhtiön tiedot / Muu laskuttaja -sivuilta.
Viivästyskorko
Laskulle voidaan määrittää viivästyskorko laskun eräännyttyä. Ajantasaisen viivästyskoron suuruuden voi tarkistaa netistä. Tieto ei ole pakollinen.
Maksuehto
Voidaan tarkentaa laskun maksuehtoa (laskun päivämäärän ja eräpäivän välinen aika). Maksuehto voi olla esimerkiksi 7 pv, 14 pv tai HETI. Tieto ei ole pakollinen.
Jaa laskut osakkeen omistussuhteen mukaan
Jakaa laskun summan automaattisesti osakkeen omistajien kesken omistusprosenttien mukaisesti ja tekee kaikille oman laskun. Käytetään osakelaskutuksessa.
Vaikuttaa jäsenen/asiakkaan Maksut kunnossa -asetukseen
Oletuksena erääntyneet, avoimet laskut vaikuttavat jäsenen Maksut kunnossa -asetukseen. Tällä asetuksella voidaan ohittaa tämä mikäli ei haluta, että avoin lasku vaikuttaa tähän tietoon. Näin esimerkiksi Kaappilaskutus, jossa avoin lasku ei välttämättä estä pelaamista.
Huomioi! Vaikuttaa vain jäsenen ja asiakkaan henkilökohtaisissa laskuissa. Osakkeen tai osakkaan Maksut kunnossa -asetukseen tämä ei vaikuta.
Vaikuttaa jäsenen Tasoituskortti voimassa -asetukseen
Kun lasku on suoritettu (maksettu kokonaan), muuttuu jäsentiedoissa Tasoituskortti voimassa -tieto automaattisesti 'Kyllä'-tilaan. Tieto vaikuttaa jäsenen eBirdie-tietoon. Asetus voidaan kytkeä päälle ja pois myös jälkikäteen ja laskun tila vaikuttaa kyseiseen asetukseen.
Tieto tarkistetaan laskutustapahtumista aamulla ja illalla ja välittyy keskusrekisteriin yön synkronoinnissa.
Jos asetus on käytössä useammassa laskutustapahtumassa, tulee kaikkien laskutustapahtumien laskut olla maksettu, jotta tieto muuttuu. Laskun hyvitys ei muuta Tasoituskortti voimassa -tilaa.
Viesti
Laskulle voidaan lisätä halutessa viesti, joka näkyy laskurivien alapuolella.
NexPay maksaminen tarjolla tämän laskutustapahtuman laskuihin
Asiakkaille voidaan tarjota mahdollisuutta maksaa laskunsa omalla maksukortilla, jonka hän on lisännyt tietoihinsa. Tällöin asiakas voi määrittää itse maksuaikataulun oman luottoyhtiönsä kanssa.
Huomioi! Maksukortilla tehtävistä maksuista muodostuu aina kuluja. Nämä kulut voi halutessaan lisätä asiakkaalle tätä maksutapaa käytettäessä. Tällöin maksuluokan hintaan tulee lisätä Maksutapalisä €.
Maksuluokat
Rastitaan ne maksuluokat, jotka halutaan laskuttaa. Mikäli laskun tiedot (päivämäärät, viestit ja muut tiedot) ovat kaikilla laskuilla samat, voidaan rastia useampi maksuluokka kerralla, esimerkiksi kaikki erisuuruiset jäsenmaksut.
Uusi laskutustapahtuma tallennetaan Lisää-painikkeesta ja palataan Laskutustapahtumat-sivulle. Avaamalla laskutustapahtuma uudelleen, päästään lisäämään laskutustapahtumalle liitteitä sekä luomaan laskut.
Liitteet
Liitteitä voidaan lisätä laskutustapahtumaan kun perustiedot on tallennettu.
Laskutustapahtumaan voidaan liittää PDF-muotoisia liitteitä. Liitteiden tulee olla eri nimisiä. Ohjelma muuttaa liitteen nimestä ääkköset automaattisesti pois. Maventan kautta lähetettäessä, erillisiä liitetiedostoja voi olla maksimissaan kolme.
Huomioi!
E-laskulla liitteet eivät välttämättä näy laskun yhteydessä. Pankkitoimijasta riippuen e-laskulta pääsee Maventan palveluun, jossa näkyy laskun kuva ja liitteet.
Verkkolaskun yhteydessä liitteet näkyvät, mikäli vastaanottajana on muu operaattori kuin pankkiverkko. Jos operaattorina on pankkiverkko, löytyvät liitteet Maventaan vievästä linkistä.
Lasku voi näyttää e-laskulla ja verkkolaskulla erilaiselta kuin NexGolfissa. Alkuperäisen laskun ja kaikki liitteet näkee aina kirjautumalla sisään NexGolfiin omilla tunnuksilla.
Laskujen luonti
Kun laskutustapahtuman tiedot ovat kunnossa, voidaan luoda laskut.
Huomioi! Jos teet muutoksia laskutustapahtuman perustietoihin, muista tallentaa muutokset.
Luo laskut -painikkeesta luodaan laskut valituille maksuluokille niille jäsenille, asiakkaille ja osakkaille, joille on kytketty maksuluokka. Riippuen laskujen määrästä voi laskujen luonnissa kestää hetken aikaa. Voit siirtyä pois laskutustapahtumasta ja palata sinne myöhemmin uudelleen. Laskujen luonti jää taustalle pyörimään.
Kun laskut on luotu, tarkista laskujen määrä sekä laskutuksen loppusumma.
Mikäli laskuille täytyy tehdä vielä muutoksia, onnistuu se vielä ennen laskujen eteenpäin lähetystä. Kun laskut on lähetetty vastaanottajille, ei muutoksia laskuihin tule enää tehdä.
Päivitä laskut
Painikkeesta voidaan päivittää laskujen sisältöä, esimerkiksi jos on tehty korjauksia maksuluokkien hintoihin tai maksuluokkien kytkentöihin.
Päivitä laskunumerot
Laskunumerot voidaan päivittää yhtenäiseksi sarjaksi, mikäli välistä on poistettu joukko laskuja ja halutaan laskunumeroiden olevan juoksevia. Kysy omalta kirjanpidolta, kuinka he seuraavat laskunumeroita.
Päivitä laskujen tiedot
Toiminto päivittää laskun perustiedot eli ne mitä laskutustapahtumaan on määritetty. Mikäli siis muutat esimerkiksi laskun päivämäärää, eräpäivää tai viestiä, aja muutokset laskuille tällä painikkeella.
Huomioi! Laskujen sisältöä ja tietoja ei tule päivittää enää sen jälkeen, kun laskut on lähetetty asiakkaille!
Kun laskut on luotu ja tarkistettu laskujen määrät ja summat, voidaan edetä laskujen lähetykseen.
Tarkista ennen laskujen lähetystä, että laskuja on oikea määrä ja laske, että laskutettava summa vastaa laskutettavaa määrää!
Huomioi, että laskujen summat voivat vaihdella esimerkiksi osakelaskutuksessa jos osakas omistaa useamman osakkeen ja nämä kootaan samalle laskulle.