Jäsenmäärän tarkistus
Loppukesästä tehdään Golfliiton toimesta jäsenmäärän tarkistus, jonka perusteella liitto laskuttaa seuroja. Jäsenmäärä synkronoituu NexGolfista automaattisesti Golfliiton eBirdieen, josta jäsenmäärä laskutetaan.
Jäsenrekisterin tarkistus ja siivous kannattaa aloittaa ajoissa, jotta mahdolliset korjaukset ja muutokset saadaan tehtyä määräaikaan mennessä. Huomioi, että tiedot synkronoituvat automaattisesti öisin, eli tänään tehdyt muutokset näkyvät liiton rekisterissä vasta huomenna.
Huomioitavia asioita jäsenten tiedoissa:
- Nimi on kirjoitettu oikein.
- Nimessä ei ole ylimääräisiä välilyöntejä.
- Etu- ja sukunimi on oikeissa kentissä.
- Kotiseura on oikein - jäsenellä voi olla vain yksi kotiseura.
- Jotta jäsen synkronoituu rekisteriin teidän jäsenenä, tulee ensimmäisen synkronoinnin aikana kotiseura olla teidän oma seura. Tämän jälkeen kotiseura-tieto voidaan muuttaa.
- Jäsen kuuluu käyttäjäryhmään, joka synkronoidaan liiton rekisteriin.
eBirdieen siirtyy kaikki jäsenet jotka tulevat kun teette jäsenhaussa ns. tyhjän haun eli jäsenhaun hakuehtoja ei oletuksesta muuteta. Poikkeuksena on jäsenet, jotka kuuluvat käyttäjäryhmään, jota ei synkronoida keskusrekisteriin.
Jäsenet voidaan poistaa jäsenrekisteristä tai siirtää heidät asiakasrekisteriin, esimerkiksi siinä tapauksessa, että he omistavat osakkeen.
Jäsenistön siivous
Jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenlaskuaan, voidaan poistaa rekisteristä tai heidät voidaan siirtää asiakasrekisteriin, esimerkiksi jos he omistavat osakkeen.
Jäsenrekisteristä poistettavien jäsenlaskuille tulee ensin tehdä massahyvitys ja sitten heidät voidaan poistaa massana.
Massahyvitys:
- Siirry Taloushallinto > Laskuhaku - seura.
- Valitse laskutustapahtuma (esimerkiksi Jäsenmaksut 2022), Tila: Avoimet. Saat kaikki avoimet jäsenlaskut, jotka on liitetty tuohon laskutustapahtumaan.
- Koska jäsenmaksuja on eri suuruisia, rajataan haku vielä Avoinna min ja Avoinna max asettamalla molempiin kenttiin ensin yhden jäsenmaksuluokan hinta.
- Tee haku.
- Ota hakutulosten excel talteen! Tästä saat jäsennumerot, joiden perusteella voit tehdä massapoiston hyvitetyille laskuille.
- Rasti otsikkoriviltä kaikki hakutulokset. Jos joukossa on jäsenmaksuja, joita ei haluta hyvittää, otetaan rasti pois tämän jäsenen kohdalta.
- Sivun lopusta löytyy painike Massahyvitys.
- Määritä hyvityslaskulle päivämäärä. Summan saat automaattisesti rastimalla hyvitettävä rivi. Lisätieto-kenttään kannattaa kirjata tieto laskujen hyvityksen syystä.
- Lisää-painikkeesta saat tehtyä hyvitykset laskuille.
- Toista kohdat 2-9 jäljelle jääneille avoimille laskuille niiden avoinna olevalla, hyvitettävällä summalla.
Kun massahyvitykset laskuille on tehty, voidaan tehdä näille jäsenille massapoisto:
- Siirry Päävalikko > Hallinta > Työkalut > Jäsentietojen päivitys.
- Poimi exceleistä jäsennumerot ja liitä ne jäsennumerot-kenttään.
- Valitse kohtaan Siirrä jäsenet/asiakkaat poistettuihin: kyllä ja paina Päivitä.
- Saat lukeman, kuinka monta jäsentä poistettiin. Jäsentä ei poisteta mikäli hänellä on muita avoimia laskuja tai jäsenellä on osake.
Voit tarkistaa jäsenhaussa, että kaikki jäsenet poistettiin tai tarkistaa ketä jäi jäljelle:
- Siirry jäsenhakuun.
- Liitä poistetut jäsennumerot Jäsennumerot-kenttään ja paina Hae. Ei siis muita hakuehtoja.
- Jos haku tuottaa tuloksia, ei jäsentä poistettu. Häneltä tulee tarkistaa, onko hänellä muita avoimia laskuja jotka estää poistamisen tai onko hänellä mahdollisesti osake.
- Laskut tulee käsitellä nollille, että jäsen voidaan poistaa. Mikäli jäsenellä on osake, siirretään hänet asiakasrekisteriin muuttamalla jäsennumero asiakasrekisterin numeroksi.
Poistetut jäsenet synkronoituvat seuraavana yönä eBirdieen.
Tarvittaessa voitte pyytää NexGolfin asiakastuelta pakotetun synkronoinnin, joka voidaan tehdä heti, jotta päästään vertaamaan eBirdien ja NexGolfin jäsenmääriä.